Mae'n ddrwg gennym os nad ydym wedi cwrdd â'ch disgwyliadau. Rydym yn ymdrechu i ddarparu gwasanaeth o ansawdd uchel bob amser. Os hoffech drafod eich mater yn anffurfiol, yna ewch i'n swyddfa, e-bostiwch ni, neu ffoniwch ni ar 01304 242625. Os nad yw hyn yn datrys eich mater ac yr hoffech wneud cwyn ffurfiol, gweler isod am sut i wneud hyn.
Mae Cyngor Tref Dover yn gweithredu yn unol â'r gyfraith, rheoleiddio statudol ac arfer gorau.
• Penderfynir ar faterion polisi gan y Cyngor mewn cyfarfodydd sy'n agored i'r cyhoedd. Mae cyfleoedd i aelodau’r cyhoedd annerch cyfarfodydd y Cyngor yn ffurfiol yn ogystal â chyfleoedd anffurfiol eraill i fynegi eu barn i Gynghorwyr..
• Mae swyddogion y Cyngor yn gyfrifol yn gyfreithiol am gynghori'r Cyngor, a gweithredu ar benderfyniadau'r Cyngor. Nid oes gan swyddogion unrhyw ran yn y broses benderfynu.
• Bod y Cyngor yn gweithredu mewn modd agored a thryloyw. Mae archwilwyr allanol a mewnol annibynnol yn adrodd yn gyhoeddus ar y Cyngor. Mae gwybodaeth hefyd ar gael fel y nodir yn y gyfraith gan gynnwys o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth.
• Mae gan y Cyngor drefn gwyno ffurfiol. Mae safon y dystiolaeth yn uchel oherwydd efallai y bydd angen cyflwyno tystiolaeth o’r fath mewn Llys Barn. Achlust, nid yw sïon a barn yn dderbyniol. Ni oddefir unrhyw ymgais i gamddefnyddio trefn gwyno’r Cyngor i ddilyn agenda bersonol.
• Mae'r Cyngor yn croesawu cyfraniadau adeiladol gan aelodau'r cyhoedd ar faterion polisi a materion sy'n peri pryder i'r Dref. Dylai cwynion a beirniadaeth ynghylch polisïau a chamau gweithredu'r Cyngor Tref ymwneud â'r materion polisi a'r camau gweithredu eu hunain yn unig. Mae ymdrechion i danseilio’r broses ddemocrataidd leol drwy gyhoeddi honiadau a gwybodaeth a allai fod yn ddetholus ac yn anghywir ynghylch bywydau personol a phreifat Cynghorwyr a Swyddogion yn cael eu condemnio’n llwyr..
• Mae swyddogion y Cyngor yn weithwyr i'r Cyngor ac nid ydynt wedi dewis mynd i fywyd cyhoeddus. Mae'r Cyngor yn cymryd ei ddyletswydd gofal tuag atynt fel cyflogwr o ddifrif. Mae’r Cyngor yn cydnabod y gall beirniadaeth ac ymyrraeth ddi-alw-amdano i’w bywydau preifat trwy unrhyw gyfrwng gael ei ystyried yn fwlio ac ni fydd yn cael ei oddef..
Sut i Godi Cwyn Ffurfiol
Cam 1
Cysylltwch â'r aelod o staff neu'r adran a ddarparodd y gwasanaeth. Eglurwch beth sydd wedi digwydd a rhowch wybod iddynt beth yr hoffech i'r Cyngor ei wneud i unioni pethau. Byddwn yn ceisio datrys eich cwyn yn ystod y cam hwn.
Os yw'r gŵyn yn ymwneud â swyddog neu gynghorydd penodol, eich enw chi, manylion cyswllt a manylion y gŵyn, ac unrhyw dystiolaeth, yn cael ei roi iddynt i’w galluogi i ateb y pryderon yn llawn.
Meysydd Cyfrifoldeb Staff
- Allison Burton - Clerc y Dref / Swyddog Ariannol Cyfrifol
- Cynorthwy-ydd cyffredinol
- tir & Swyddog cymunedau
Cyfrifol am: Rhandiroedd & Pori Tir, Meadow uchel, Adfywio Trefi, Garddwriaeth a Chymuned, Pwyllgor Gwasanaethau. Maison Dieu House & War Memorial, Cefnogaeth TG, Cymorth Ariannol, Pwyllgor Cynllunio. Dirprwy i Glerc y Dref - Ysgrifennydd y Cyngor
Cyfrifol am: Maeriaeth, Cyfarfodydd Llawn y Cyngor Tref, Rhyddid gwybodaeth. - Rhingyll Town
Cyflwyno'ch Cwyn
Gallwch gyflwyno manylion eich cwyn ffurfiol erbyn:
- Anfon Llythyr
- Anfon E-bost: council@dovertowncouncil.gov.uk
- Codi Cwyn Ffurfiol ar-lein.
Os ydych yn gwneud cwyn drwy'r post neu e-bost, rhaid i chi roi eich enw, cyfeiriad a naill ai cyfeiriad ffôn neu e-bost lle gellir cysylltu â chi.
Bydd cydnabyddiaeth o dderbyn eich cwyn yn cael ei anfon o fewn 7 diwrnodau gwaith ac ymateb i'ch cwyn o fewn 20 diwrnodau gwaith.
Cam 2
Os na fyddwch yn derbyn yr ymateb hwn i'ch cwyn yn Step 2, gallwch ofyn i Glerc y Dref adolygu eich cwyn.
Cam 3
Os nad ydych yn fodlon ar yr ymateb gan Glerc y Dref, gallwch ofyn i'ch cwyn gael ei hadolygu gan y Maer a all benodi Panel o hyd at 3 Cynghorwyr i gynorthwyo os yn briodol. Ni fydd y Cynghorwyr wedi bod yn gysylltiedig â'ch cwyn o'r blaen. Bydd cyfle i chi weld a rhoi sylwadau ar yr adroddiad a ysgrifennwyd gan Glerc y Dref am eich cwyn cyn iddo fynd at y Panel.
Os, mae'r gŵyn yn ymwneud ag aelod o staff, bydd y Maer neu'r Panel yn cynnig cyfle i chi a'r aelod o staff gael cyfweliad, cyn gwneud penderfyniad.
Os yw'r gŵyn yn ymwneud â Chlerc y Dref, yna bydd y Swyddog Ariannol Cyfrifol yn rheoli'r broses ac yn cysylltu rhyngoch chi a'r Maer. Yn achos y gŵyn ynghylch Clerc y Dref, yna dylai'r gŵyn ddilyn Camau o hyd 1 ac 2, rhoi dau gyfle i Glerc y Dref ddatrys y mater cyn symud ymlaen i Gam 3.
Efallai y bydd angen ymdrin â rhai anghydfodau y tu allan i’n trefn gwyno.
Er enghraifft:
Os dymunwch anghytuno â phenderfyniad y Cyngor neu un o'i bwyllgorau, lle mae achos cyfreithiol dan sylw neu lle rydych wedi gwneud cais am iawndal yr ydym yn ei gyfeirio at ein hyswirwyr. Yn yr achos hwn bydd Clerc y Dref yn ceisio cyngor cyfreithiol cyn rhoi gwybod i chi am y broses.
Os oes gennych unrhyw gwestiynau am y broses hon, os gwelwch yn dda cysylltwch â ni.