Het spijt ons als we niet aan uw verwachtingen hebben voldaan. We streven ernaar om te allen tijde een hoogwaardige service te bieden. Als u uw probleem informeel wilt bespreken, kom dan langs op ons kantoor, email ons, of bel ons op 01304 242625. Als dit uw probleem niet oplost en u een formele klacht wilt indienen, zie hieronder hoe u dit doet.
Dover Town Council werkt volgens de wet, wettelijke regeling en best practice.
• Beleidskwesties worden door de Raad beslist tijdens openbare vergaderingen. Er zijn mogelijkheden voor leden van het publiek om vergaderingen van de Raad formeel toe te spreken, naast andere informele gelegenheden om hun standpunten kenbaar te maken aan raadsleden.
• Raadsambtenaren zijn wettelijk verantwoordelijk voor het adviseren van de Raad, en gevolg geven aan de besluiten van de Raad. Ambtenaren hebben geen rol in het besluitvormingsproces.
• De Raad handelt op een open en transparante manier. Onafhankelijke externe en interne auditors brengen publiekelijk verslag uit over de Raad. Informatie is ook beschikbaar zoals wettelijk bepaald, onder meer op grond van de Freedom of Information Act.
• De Raad heeft een formele klachtenregeling. De bewijsstandaard is hoog, aangezien dergelijk bewijs mogelijk moet worden voorgelegd aan een rechtbank. Van horen zeggen, geruchten en meningen zijn niet toegestaan. Pogingen om de klachtenprocedure van de Raad te misbruiken om een persoonlijke agenda na te streven, worden niet getolereerd.
• De Raad verwelkomt constructieve bijdragen van leden van het publiek met betrekking tot beleidskwesties en zaken die de stad aangaan. Klachten en kritiek over het beleid en de acties van de gemeenteraad mogen alleen betrekking hebben op de beleidskwesties en acties zelf. Pogingen om het lokale democratische proces te ondermijnen door de publicatie van beschuldigingen en informatie die selectief en onnauwkeurig kan zijn met betrekking tot het persoonlijke en privéleven van raadsleden en functionarissen, wordt volledig veroordeeld.
• Gemeenteambtenaren zijn medewerkers van de gemeente en hebben er niet voor gekozen om het openbare leven te betreden. De Raad neemt zijn zorgplicht jegens hen als werkgever serieus. De Raad erkent dat ongerechtvaardigde kritiek en inbreuk op hun privéleven via welke media dan ook als pesten kan worden beschouwd en niet zal worden getolereerd..
Hoe u een formele klacht indient
Stap 1
Neem dan contact op met de medewerker of afdeling die de dienst heeft verleend. Leg uit wat er is gebeurd en laat hen weten wat u wilt dat de Raad doet om de zaken recht te zetten. In dit stadium zullen we proberen uw klacht op te lossen.
Mocht de klacht betrekking hebben op een bepaalde functionaris of raadslid uw naam, contactgegevens en details van de klacht, en eventuele bewijzen, zal aan hen worden gegeven om hen in staat te stellen de zorgen volledig te beantwoorden.
Verantwoordelijkheden van het personeel
- Allison Burton - Gemeentesecretaris / verantwoordelijk financieel medewerker
- Algemeen assistent
- Land & Gemeenschappen Officer
Verantwoordelijk voor: Volkstuinen & Grazing Land, high Meadow, Town Regeneration, Tuinbouw & Community, Services Committee. Maison Dieu House & War Memorial, IT ondersteuning, Financiële ondersteuning, Planning Committee. Plaatsvervanger van de gemeentesecretaris - Secretaris van de Raad
Verantwoordelijk voor: Burgemeesterschap, Volledige gemeenteraadsvergaderingen, Vrijheid van informatie. - Town Sergeant
Uw klacht indienen
Details van uw formele klacht kunt u indienen via:
- Een brief sturen
- Een e-mail sturen: council@dovertowncouncil.gov.uk
- Dien online een formele klacht in.
Indien u een klacht indient per post of e-mail, u moet uw naam opgeven, adres en een telefoon- of e-mailadres waarop u bereikbaar bent.
U ontvangt binnen 24 uur een ontvangstbevestiging van uw klacht 7 werkdagen en een reactie op uw klacht binnen 20 werkdagen.
Stap 2
Indien u deze reactie op uw klacht niet accepteert in Step 2, kunt u de gemeentesecretaris vragen uw klacht te beoordelen.
Stap 3
Als u niet tevreden bent met het antwoord van de gemeentesecretaris, u kunt vragen om uw klacht te laten beoordelen door de burgemeester, die een college van maximaal kan aanstellen 3 Raadsleden assisteren indien nodig. De raadsleden zijn niet eerder betrokken geweest bij uw klacht. U krijgt de gelegenheid om het rapport van de gemeentesecretaris over uw klacht in te zien en te becommentariëren voordat het naar het panel gaat.
Als, de klacht betreft een medewerker, de burgemeester of het college biedt u en de medewerker de gelegenheid voor een gesprek, alvorens een beslissing te nemen.
Als de klacht betrekking heeft op de gemeentesecretaris, dan zal de verantwoordelijke financiële functionaris het proces beheren en de contacten onderhouden tussen u en de burgemeester. In het geval van de klacht over de gemeentesecretaris, dan dient de klacht alsnog Stappen te volgen 1 en 2, de stadssecretaris twee kansen geven om het probleem op te lossen voordat hij doorgaat naar Step 3.
Het kan zijn dat sommige geschillen buiten onze klachtenprocedure om moeten worden afgehandeld.
Bijvoorbeeld:
Als u het niet eens bent met een beslissing van de Raad of een van zijn commissies, wanneer er sprake is van een gerechtelijke procedure of wanneer u een schadeclaim heeft ingediend die wij doorverwijzen naar onze verzekeraars. In dit geval zal de gemeentesecretaris juridisch advies inwinnen alvorens u over de procedure te adviseren.
Als u vragen heeft over dit proces, alsjeblieft Neem contact met ons op.